Hjemrejsestyrelsen, herunder Flygtningenævnets Sekretariat, indsamler og behandler personoplysninger om de tolke, der bistår styrelsen i forbindelse med udførelsen af myndighedsopgaver.
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne udvælge og bestille tolke, samt administrere og dokumentere aftaler om mundtlige og skriftlige tolkeopgaver mellem tolken og Hjemrejsestyrelsen.
Tolkens fulde navn og eventuelle tolkenummer behandles desuden med henblik på at dokumentere brugen af tolk i den konkrete sag, herunder identiteten på den anvendte tolk af hensyn til sagsbehandling, dokumentation, kvalitetssikring og kontrol.
Oplysninger kan også i anonymiseret form blive viderebehandlet til brug for statistik.
Behandlingen af oplysninger om tolke sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, når behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler Hjemrejsestyrelsen, og jf. art. 6, stk. 1, litra e, når behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, som henhører under offentlig myndighedsudøvelse i henhold til udlændingeloven og hjemrejseloven.
I tolkebookingsystemet behandler vi oplysninger om tolkens navn, køn, adresse, e-mail, telefonnummer, CVR-nr., fødeland, sprog, uddannelse, foto og den aftalte kategori, som regulerer tolkens takst hos Hjemrejsestyrelsen.
Herudover behandler Hjemrejsestyrelsen oplysninger, der fremkommer som følge af brugen af tolkebookingssystemet. Det vil sige oplysninger om:
Hjemrejsestyrelsen kan også registrere andre oplysninger om tolke. Det kan være oplysninger om, at tolken ikke ønsker at tolke i bestemte sager, på bestemte steder eller andre forhold, som angår udførelsen af tolkeopgaver for Hjemrejsestyrelsen.
Hjemrejsestyrelsen kan også behandle klager, som Hjemrejsestyrelsen modtager i forbindelse med udførelsen af tolkens arbejde for Hjemrejsestyrelsen.
Oplysningerne stammer som udgangspunkt fra Rigspolitiets tolkefortegnelse i forbindelse med oprettelse i tolkebookingsystemet og fra dig selv ved den løbende kommunikation med Hjemrejsestyrelsen om tolkeopgaver.
Hjemrejsestyrelsen kan også modtage oplysninger om dig fra Udlændingestyrelsen.
Vi videregiver oplysninger om klager over tolke til Rigspolitiet.
I forbindelse med betaling af tolkeydelser videregives relevante oplysninger til din bank og derfra til SKAT.
Oplysningerne i vores tolkebookingssystem opbevares indtil du anmoder om at blive slettet, eller så længe Hjemrejsestyrelsen har et sagligt behov for at opbevare oplysningerne til de formål, hvortil de er indsamlet. Oplysninger om dig i tolkebookingsystemet vil blive slettet, hvis du ikke har tolket for Hjemrejsestyrelsen i fem år.
Oplysninger, der fremgår af andre it-systemer, opbevares, så længe det er påkrævet i forhold til vores forpligtelser:
Oplysninger, som vi er forpligtet til at opbevare i henhold til bogføringslovens regler herom i forhold til konkrete tolkeopgaver, slettes i henhold til denne.
Oplysninger om, at du har tolket i en konkret udlændingesag, vil fremgå af den pågældende sag i vores journalsystem, indtil sagen slettes. Oplysninger i vores journalsystem er omfattet af arkivloven og afleveres til Rigsarkivet efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Vi vil efter en konkret vurdering foretage sletning af sager, der er afleveret til Rigsarkivet. Det vil indgå i denne vurdering, om vi fortsat har et behov for at anvende oplysningerne i de pågældende sager.
Efter databeskyttelsesreglerne har du en række rettigheder i forhold til Hjemrejsestyrelsens behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Hjemrejsestyrelsen.
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Hjemrejsestyrelsen behandler dine personoplysninger på.
Nærmere oplysninger om klageadgang findes på Datatilsynets hjemmeside.
Hjemrejsestyrelsen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der er beskrevet ovenfor.
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte Hjemrejsestyrelsen på hjemst@hjemst.dk. Du kan også kontakte Hjemrejsestyrelsens databeskyttelsesrådgiver på dpo@hjemst.dk.
De oplysninger, som Hjemrejsestyrelsen har brug for til at oprette dig i tolkebookingsystemet, administrere tolkeopgaver, dokumentere brugen af tolk og behandle betaling for udførte opgaver, er nødvendige for, at du kan udføre tolkeopgaver for Hjemrejsestyrelsen.
Hvis de nødvendige oplysninger ikke gives, vil det helt eller delvist kunne være umuligt at anvende dig til tolkeopgaver for Hjemrejsestyrelsen.
