Henvendelser i whistleblowerordningen

Hjemrejsestyrelsen indsamler og behandler personoplysninger for at kunne behandle en henvendelse (indberetning) i whistleblowerordningen.

Henvendelser i whistleblowerordningen

Hjemrejsestyrelsen indsamler og behandler personoplysninger for at kunne behandle indberetninger i whistleblowerordningen.

Formål og retsgrundlag

Whistleblowerloven stiller krav om, at der etableres whistleblowerordninger på alle private og offentlige arbejdspladser med 50 eller flere ansatte.

Formålet med Hjemrejsestyrelsens whistleblowerordning er at behandle indberetninger fra whistleblowere for at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder i styrelsen.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er whistleblowerlovens § 22, som indebærer, at behandling af personoplysninger kan ske, når det er nødvendigt for at behandle indberetninger, der er modtaget som led i styrelsens whistleblowerordning, oprettet i medfør af whistleblowerloven. 

Hjemrejsestyrelsen kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med Hjemrejsestyrelsens whistleblowerordning.

Det er en forudsætning for at kunne anvende whistleblowerlovens § 22 som grundlag for behandlingen af personoplysninger, at Hjemrejsestyrelsen er forpligtet til at etablere en whistleblowerordning efter whistleblowerloven, og at whistleblowerordningen er oprettet i medfør heraf.

Oplysningerne der behandles

Hjemrejsestyrelsen behandler personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med ministeriets whistleblowerordning. Ministeriet kan eksempelvis behandle oplysninger som dit navn og adresse, men også oplysninger om eksempelvis helbred.

Endvidere kan der blive behandlet oplysninger om strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligt, oplysninger om grove og gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter.

Modtagere af personoplysninger

Oplysninger om whistleblowerens identitet eller andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes, videregives som udgangspunkt kun til andre af whistleblowerenheden efter forudgående indhentelse af whistleblowerens udtrykkelige samtykke.

Oplysninger om whistleblowerens identitet kan dog uden samtykke videregives til andre offentlige myndigheder, hvis videregivelse sker for at imødegå overtrædelser (eksempelvis en kriminel handling, der ikke har fundet sted endnu), eller med henblik på at sikre berørte personers ret til forsvar. Hvis whistleblowerens identitet videregives uden samtykke, vil whistlebloweren blive orienteret herom, herunder modtage en begrundelse for videregivelsen, medmindre underretningen vil bringe relaterede undersøgelser eller retssager i fare. Whistleblowerens identitet kan tillige videregives ved en eventuel retssag vedrørende det indberettede forhold.

Øvrige oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på en indberetning eller imødegå overtrædelser.
Whistlebloweren skal underrettes forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare, f.eks. hvis underretningen vil medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, risiko for påvirkning af vidner, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indberettet falsk indberetning. Det er ikke et krav efter whistleblowerloven, at whistlebloweren underrettes om videregivelse af øvrige oplysninger.

Hensynet til at beskytte whistleblowerens identitet medfører, at der gælder en række undtagelser til de regler, der skal være med til at sikre åbenhed i forvaltningen, og parternes rettigheder. Reglerne indebærer, at whistleblowerens identitet skal forblive hemmelig, men at parterne i en sag skal have adgang til sagens øvrige oplysninger.

Parten i en sag skal således parthøres, men parten har ikke ret til at blive gjort bekendt med whistleblowerens identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes. Hvis whistlebloweren ikke samtykker til videregivelse af oplysningerne om sin identitet, kan det medføre, at der vil være sager, hvor det ikke er muligt at oplyse sagen tilstrækkeligt til at kunne gå videre med den (f.eks. i personrelaterede konflikter).

I medfør af whistleblowerlovens § 25 er der indført en særlig tavshedspligt, der omfatter alle oplysninger, der indgår i en indberetning. Formålet med at indføre en særlig tavshedspligt for alle oplysninger, der indgår i en indberetning, og ikke kun oplysninger om whistleblowerens identitet, er at sikre et fortroligt rum for eventuelle undersøgelser, som indberetningen måtte give anledning til. Den, der forsætligt eller ved grov uagtsomhed overtræder den særlige tavshedspligt i whistleblowerlovens § 25, kan straffes med bøde, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivningen i medfør af whistleblowerlovens § 30 stk. 1, nr. 1. 

Opbevaring af dine oplysninger

Sager, der indberettes efter whistleblowerordningen, registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne.

Det vil indgå i denne vurdering, om sagen vil kunne indgå i fremtidige sager. Hvis vi ikke har et administrativt behov for at opbevare en kopi af sagerne, vil disse blive slettet. 

Dine rettigheder

Hjemrejsestyrelsen er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som du enten afleverer til os, eller vi modtager om dig fra andre myndigheder/instanser. I den forbindelse har du en række rettigheder, som har til formål at sikre, at der skabes større åbenhed om, hvordan dine personoplysninger bliver behandlet. Disse rettigheder tæller bl.a.:

• Ret til indsigt i Hjemrejsestyrelsens behandling af dine oplysninger, ret til at gøre indsigelse mod Hjemrejsestyrelsens behandling af dine oplysninger samt ret til at få berigtiget eller slettet oplysninger, der er urigtige eller vildledende

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, bedes du kontakte Hjemrejsestyrelsen:

E-boks: Hjemrejsestyrelsen -> Hjemrejsestyrelsens Hovedpostkasse

E-mail:

Telefon: + 45 30 65 78 00

Brev: Hjemrejsestyrelsen, Birkerød Kongevej 2-4, 3460 Birkerød.

For at kunne behandle din indberetning, kan vi i nogle tilfælde have behov for at kunne identificere dig entydigt. Det kan f.eks. ske ved, at du henviser til et sagsnummer eller andre kontaktoplysninger. Vi opfordrer til, at du henvender dig via whistleblowerordningen på hjemmesiden, som udgør sikker forbindelse. 

Hjemrejsestyrelsen har en databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Hjemrejsestyrelsen har en databeskyttelsesrådgiver, som bl.a. rådgiver styrelsen om reglerne for behandling af personoplysninger. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du også velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på følgende måder:

E-mail:

Telefon: + 45 30 65 78 00

Brev: Hjemrejsestyrelsen, att. Databeskyttelsesrådgiver, Birkerød Kongevej 2-4, 3460 Birkerød. 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Her kan du læse mere om, hvordan man klager til Datatilsynet